Trabaja con la mayor productividad

Se dice que no se trata de trabajar más horas, sino de trabajar de forma inteligente. ¿Qué significa esto? Ser altamente productivo con el menor desgaste posible. Con esto en mente se analizó a varios equipos de trabajo con alta productividad y se desarrolló la metodología SCRUM.

SCRUM es un conjunto de buenas prácticas que ayudan a trabajar colaborativamente e incrementar la productividad. Su base es el desarrollo de proyectos y surge principalmente para solucionar los obstáculos en desarrollo web. Y es por eso que se le considera un gran método para resolución de problemas cuando el ambiente es cambiante o poco definido y la innovación y flexibilidad es necesaria cada día.

Si en tu trabajo están experimentando problemas como: entregas tardías, aumento de costos, bajas de calidad, alta rotación del equipo o baja moral, implementar SCRUM podría ayudar.

Proceso SCRUM

Partamos de un punto fundamental: SCRUM no son siglas, sino el nombre de una jugada de rugby conocida también como melé. Esta jugada es compleja, puesto que todos los jugadores se alinean en formación para tratar de obtener el balón. Y, si uno de los jugadores se cae o pierde el ritmo, la jugada entera fracasa. Por lo mismo, los jugadores deben estar coordinados, apoyarse entre ellos y avanzar a la misma velocidad. Al aplicarse como una metodología de trabajo, precisamente se busca que el equipo funcione a la par. Para ello, se divide en tareas que se ejecutan en ciclos (normalmente de dos semanas). También pueden ser de 3 o 4 semanas, pero se prefiere que sean más breves para tener retroalimentación más rápido.

En el caso de tu empresa, generas los ciclos partiendo de una lista de requisitos y/o avances que tu producto final exige cumplir. Una vez que tienes la lista, debes tener definidos los roles de cada participante: el cliente (product owner), el guía o facilitador (SCRUM master) y el equipo.

El cliente es quien prioriza los objetivos de tal forma que se puedan repartir en iteraciones. Ya que se define, se inicia una iteración con la selección de requisitos y la planeación de la iteración. Este proceso no debe exceder de dos horas por rubro.

  1. Selección de requisitos: Se presenta la lista priorizada y el equipo plantea sus dudas y sus tiempos de trabajo, así como sus entregables.
  2. Planificación de la iteración: Aquí la auto-organización es vital, pues los tiempos se pactan como equipo y no como individuos. Se generan objetivos a cumplir como grupo y se establece cómo se dividirá el trabajo a lo largo del ciclo.

Una vez planificada la iteración, se avanza con el proceso. Aquí, el trabajo del facilitador es vital. Día con día se inicia con una sincronización de no más de 15 minutos en la que se ven avances, se mencionan dificultades y se inspecciona el avance general del proyecto. Para esto, un pizarrón es el mejor apoyo, pues permite ver gráficamente el avance.

El facilitador debe encargarse de eliminar obstáculos, apoyar al equipo y prevenir distracciones, particularmente exteriores al equipo. Se requiere que el equipo confíe en él o ella y se apoye para resolver dudas y no estancarse en una tarea.

Al final de la iteración, el equipo presenta al cliente. Basándose en esta entrega, el cliente ajusta los objetivos de la siguiente iteración. Aquí, el cierre es fundamental puesto que también hay un paso de retrospectiva. El equipo analiza su desempeño y los problemas enfrentados para definir cómo atacarlos de manera eficiente.

La metodología SCRUM fomenta el trabajo en equipo al hacer que la responsabilidad del proyecto sea de todos los involucrados. Es decir, permite delegar y mejorar de forma continua. Así mismo, ayuda a desarrollar habilidades de liderazgo, al tiempo que hace más unido al equipo. El dividir las entregas en pequeños ciclos permite organizar el trabajo y evitar cargas excesivas.  Al mismo tiempo, genera gratificación en el equipo al ver que se avanza de manera constante, lo que eleva la moral de todos y disminuye la frustración que fomenta una alta rotación.